{"text":[[{"start":8.65,"text":"這是什麼折磨人的新花樣？"},{"start":10.940000000000001,"text":"「把這封郵件重發一遍，把它送到你收件箱的頂部！」"}],[{"start":15.370000000000001,"text":"等等，我得打斷你一下。"},{"start":17.71,"text":"我的收件箱是沒有頂的。"},{"start":20.1,"text":"我的收件箱是空的。"},{"start":22.11,"text":"至少在你決定像清空我書房地板上所有廢紙簍一樣清空我的郵箱之前是這樣。"},{"start":29.009999999999998,"text":"現在你給我慢慢後退，如果你珍惜你打字的手指的話。"}],[{"start":33.54,"text":"每個月都會冒出一些可怕的電郵習慣。"},{"start":36.92,"text":"我們現在是不是應該把這些一次性搞定？"},{"start":40.33,"text":"今年是電子郵件誕生50週年，幾十年來它在辦公室裏無處不在。"},{"start":46.48,"text":"很難想像辦公室裏還有什麼比它更煩人。"},{"start":50.26,"text":"好吧，還有開放式辦公室，不過我們暫時不談那個，無論是打比方與否。"}],[{"start":56.69,"text":"當我在Twitter上讓人們分享他們對電子郵件最討厭的地方時，我驚訝地發現他們居然還在爭論禮儀問題。"},{"start":65.3,"text":"有些人討厭「親愛的蒂姆」和「善意的問候」等僵硬的形式，而另一些人則堅持這樣做。"},{"start":72.25,"text":"少數人抱怨人們在主題欄裏輸入資訊，但很多人反而希望看到更多，因爲這樣能更快地瀏覽。"}],[{"start":80.31,"text":"人們當然得一直考慮周全，但如果認爲電子郵件要受制於禮儀規範，在分類上就錯了。"},{"start":87.92,"text":"電子郵件是一件完成工作的工具，因此關鍵問題並不在於稱呼，而在於效率。"},{"start":94.96000000000001,"text":"電子郵件出問題並不在於它們使用了錯誤的落款，而在於它們浪費了時間和注意力。"}],[{"start":102.11000000000001,"text":"對這個問題更爲深思熟慮的討論——例如，卡爾•紐波特(Cal Newport)的新書《一個沒有電子郵件的世界：在超負荷時代重構工作》(Reimagining Work in an Age of Overload)——正確地診斷出了一種系統性的痼疾。"},{"start":114.57000000000002,"text":"該問題的部分原因在於電子郵件的功能實在太多了。"},{"start":119.02000000000002,"text":"我們幾乎可以用電子郵件做任何事情，而我們確實這麼做了。"}],[{"start":124.11000000000003,"text":"一個明智的組織會尋找更合適的工具和流程，以在特定任務上協作。"},{"start":130.34000000000003,"text":"如果你試圖在一個萬能郵箱裏與你的同事協調一個複雜的項目，壓力和超負荷是不可避免的。"},{"start":138.57000000000002,"text":"你進入了紐波特所說的「過分活躍的蜂羣思維」。"}],[{"start":142.43000000000004,"text":"不過，儘管這是一個系統性問題，但個人還是有很多方法可以搞定它。"}],[{"start":148.62000000000003,"text":"首先：使用許多電郵程式都自帶的工具。"}],[{"start":152.71000000000004,"text":"如果你要向一大羣人發送一封電子郵件，並確保只有你收到回覆，不要在郵件裏輸入「請不要回復所有人」。"},{"start":161.59000000000003,"text":"羣組密送就可以了。"},{"start":163.67000000000004,"text":"如果有人沒遵守這個規則，而你的收件箱裏又塞滿了同事們詼諧但無關緊要的玩笑，試試「mute」（靜音）吧。"}],[{"start":173.00000000000006,"text":"使用「schedule send」（定時發送），確保無論何時發送，你的郵件都能在辦公時間送達。"},{"start":180.53000000000006,"text":"這是一種善意，但同時也訓練了你的同事不要期待立即回覆。"}],[{"start":186.16000000000005,"text":"第二：改變世界之前，先改變自己。"}],[{"start":189.69000000000005,"text":"試著在羣郵件中宣佈你要「把茱莉亞移到密送」，以禮貌地免除她進一步的職責。"},{"start":196.39000000000004,"text":"如果年度股東大會改到7月7日，嘗試更改主題行：「7月8日股東大會安排」不再是一個好的郵件主題。"},{"start":205.64000000000004,"text":"如果你整封郵件的內容是下午4點的會議推遲了15分鐘，那麼我建議你在郵件主題欄寫上「下午4點的會議推遲了15分鐘//」，而不是「緊急請閱讀」。"}],[{"start":218.80000000000004,"text":"爲什麼要這樣做？"},{"start":220.41000000000005,"text":"因爲這能讓你成爲一個更友善的同事。"},{"start":223.56000000000006,"text":"因爲人們會注意到，而且他們還可能學到。"},{"start":227.27000000000007,"text":"就像人們從彼此身上學到可怕的習慣一樣，比如向同一個Zoom URL——真的是同一個嗎？"},{"start":234.65000000000006,"text":"——發送重複的邀請，他們也會像好的榜樣看齊。"}],[{"start":238.73000000000008,"text":"我的第三個建議是最根本的：釐清並做出決定。"},{"start":243.22000000000008,"text":"每天一百封郵件已經很多了，如果你把一半留在收件箱裏，那麼一個月就能累積1500封郵件，一年的功夫你就會乞求允許你宣告電郵破產，用信箱寄走鑰匙然後拍屁股走人。"}],[{"start":258.5800000000001,"text":"解決的辦法是做決定時要更加敏銳。"},{"start":261.86000000000007,"text":"如果不需要任何操作，則刪除或歸檔。"},{"start":265.7100000000001,"text":"大多數存檔的電子郵件很容易再次找到。"}],[{"start":269.4100000000001,"text":"如果需要進行操作，且操作簡單明瞭，那就立即行動。"},{"start":274.4200000000001,"text":"如不然，則將郵件存檔並在任務管理器（如Trello、Remember the Milk，或甚至只是一個簡單的文字檔案）中記錄項目。"},{"start":284.2800000000001,"text":"如果郵件是關於會議的，把所有細節都寫進你的日程表。"},{"start":289.43000000000006,"text":"不過千萬不要把你的收件箱錯當成日程表，除非你想讓全世界都能看到你的待辦事項列表。"}],[{"start":296.9700000000001,"text":"這並不總是容易的，但不這麼做會更糟糕。"},{"start":300.7300000000001,"text":"我最近有機會與Next Action Associates的效率培訓師託德•布朗(Todd Brown)討論我的工作習慣。"},{"start":307.36000000000007,"text":"我的「行動」檔案夾裏有大約一打電子郵件釘子戶，它們不肯離開，讓我頭疼不已。"},{"start":314.4100000000001,"text":"託德正確地診斷出了問題：在每個案例中，我都不十分確定該採取什麼行動。"}],[{"start":320.75000000000006,"text":"解決電子郵件積壓的辦法是迅速做出明確的決定。"},{"start":325.28000000000003,"text":"這並不，也不應該意味著即時回覆，但它應該意味著不再讓郵件爛在收件箱裏。"},{"start":332.39000000000004,"text":"一個聰明的組織會找到比迴歸電子郵件更好的方式來處理其核心業務。"},{"start":338.65000000000003,"text":"一個聰明人也會如此。"}],[{"start":340.91,"text":"蒂姆•哈福德(Tim Harford)的新書是《如何讓世界相加》(How to Make the World Add Up)（英國）/《數據偵探》(The Data Detective)（美國）"}],[{"start":347.85,"text":"譯者/何黎"}]],"url":"https://creatives.ftacademy.cn/album/001092066-cn-1617788928.mp3"}