課前準備


你是否每天疲於奔命,但卻成效甚微?是否感覺每天都在爲別人打工?是不是感覺身不由己,無法控制自己的工作和生活?如果你遇到這些問題,那麼你需要學習一下如何管理你的時間。

判斷題
下列這些關於時間的說法,分別是正確還是錯誤?
正確
錯誤
儘管人有「生物鐘」,但是心理學的實驗表明,人對時間的感覺是最不可靠的。比如,看一個很好看的電影的時候,你會覺得時間過得很快。而等待診斷結果的時候,你會覺得時間過得很慢。
因爲有「生物鐘」的存在,人對時間的感覺不受外界影響
  • 工作計劃往往只是紙上談兵,真正有效的管理者,總是會從時間安排上著手。他們並不以計劃爲起點,而是首先清楚地認識自己的時間都用在什麼地方。
    有效的管理者總是先對工作任務進行計劃
  • 時間是最爲特殊的資源,他的供給完全不會增加,而且也完全沒有替代品。
    時間是一項稀缺資源
  • 人往往最不擅長管理自己的時間。一些自認爲記憶力很強的人,實際上根本就記不住自己的時間是怎麼過的。因此,要真正地瞭解自己的時間到底是怎麼使用的,只能隨時記錄。
    透過回憶一天的工作,就可以知道自己的時間是怎麼打發的
  • 對。
    有效的管理者與其他人的最大區別,就是非常珍惜自己的時間
  • 時間的壓力
    作爲一個管理者,往往會會花費大量的時間在非生產性和浪費時間的事務上。而且職位越高,浪費現象越嚴重。時間的壓力體現在以下幾個方面:
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    • 應酬和會議
      • 有很多應酬對公司的業務發展並沒有好處,也並不有助於自身的職業發展。而即使是非經理人員也會經常受到各種佔用時間的要求的轟炸,比如沒有必要的會議。表面上看來,這些事情似乎都非做不可,但是實際上,很多事情根本就沒有必要。
    • 整塊時間
      • 對於知識工作者來說,寫個報告,做個創意,或者做個實驗,都需要整塊的,不受人打擾的時間。比如,一個程式員寫一段程式,可能需要4個小時,如果分成8天來幹,每天寫半個小時,最後寫出來的很可能只是一堆亂碼。如果能專心致志地連續工作,一個上午就可以完成非常漂亮的程式了。
    • 與人溝通
      • 人際關係和工作關係的協調,應該佔用更多的時間。如果一位經理人認爲與下屬探討工作、項目只需要15分鐘時間,那他一定是自欺欺人。要想影響別人,至少要花1個小時。在很多公司中,即使在同一個辦公室的人也完全依賴使用電子郵件和MSN來溝通,以爲避免了面對面的衝突,實際上不但浪費時間,而且影響溝通的有效性,造成很多誤會和矛盾。
    • 人事問題
      • 人事問題往往應該是最慢做出決定的。比如GE公司在選拔CEO的繼任人選時,通常會用到5-10年以上的時間。即使是僱傭一個實習生這樣的小事情,也至少需要花費兩週的時間去沉澱和權衡。匆忙做出的人事決定,往往是錯誤的。以善用用人著稱的通用汽車前CEO斯隆就曾說過,「我第一念就想到的人選,往往不是最合適的。」
    記錄時間
    要想提高自己的效率,首先必須非常準確地瞭解自己的時間都用在了什麼地方。很多有效率的管理者,都保留一份小本子,隨時記錄自己的時間消耗情況,然後定期檢討。有效的管理者往往連續三四個星期對自己的工作進行實時的記錄,一年進行三到四次。有了這些記錄,就可以發現哪些事情是浪費時間的。

    非常重要的一點,就是對時間的記錄一定要當時做,才能保證客觀準確,而不能靠記憶。
    診斷時間
    在有了準確的時間記錄,之後,我們可以透過問自己以下幾個問題,來找出浪費時間的因素:
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    • 哪些事情根本不必做?
      • 你可以就每項事情思考:「這件事情不做,會有什麼後果?」如果不會有任何影響,則這件事情應該立刻取消。許多大忙人,天天去「跑會」、「趕場」、「應酬」,不知道耗費了多少時間。對這類事情,只要看看對於自己、組織和對方有沒有益處,如果沒有益處,就乾脆謝絕吧。
    • 哪些活動可以由別人代爲參加而不影響效果?
      • 比如有些活動,邀請的單位只是需要你們單位來一個人就行了。這種情況下,就完全可以授權給下屬去參與。
    • 我是不是在浪費別人的時間?
      • 你可以很誠懇地去問一下你的下屬,「我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情?」比如,有些管理者經常動不動就召開十幾個人的會議,在這樣的會議上,實際上只有一兩個人發言,其他人都在很不耐煩地等待會議的結束。一個比較好的辦法,就是隻邀請必要的人員與會,然後將會議紀要分享給大家。
    判斷題
    下列這些關於浪費時間的因素的說法,分別是正確還是錯誤?
    正確
    錯誤
    一個機構中如果反覆出現同樣的危機,比如工作積壓、存貨危機等,往往是由於缺乏制度和遠見造成的。一項重複出現的危機,往往是疏忽和懶散造成的,應該是可以預見的,因此,可以預先防止,或者設計成一種例行作業,使每個人都可以處理。一個運作良好的組織,內部應該總是波瀾不驚的。大家把主要的精力放到規劃未來上,而不總是轟轟烈烈地「救火」。
    每到季度末,積壓的工作總是很多,這時候總經理總是帶領大家加班加點,體現了他卓越的管理能力
  • 人員過多,也常常造成時間浪費。因爲大家的時間,可能沒有花在工作上,而是用來「扯皮」了。判斷人數是否過多,有一個可靠的標準。如果一個高級管理人員,不得不將1/10的工作時間花在處理內部糾紛和摩擦上,這個組織就可以定義爲「人浮於事」。早期的鳳凰衛視,人員非常少,以至於「女人當男人使,男人當驢使」,卻在短期內做出了一個非常優秀的華人媒體品牌。反觀某些壟斷媒體,很多欄目動不動就是上百人,卻總是做不出好看的節目。
    兩個人花一天能幹完的活兒,四個人只需花半天,就一定能幹好
  • 開會時就不能工作,工作時就不能開會。在一個結構設計接近理想的組織中,應該是沒有任何會議的。(當然這只是理想)你可以看看自己的時間紀錄,如果會議佔去1/4以上,那你所在的一定是個浪費時間的不健全組織。
    會議過多,說明組織不健全
  • 比如同一家媒體,常常會有不同的好幾撥記者跑同一個新聞。寫出來的報導又大致雷同,這就是組織內部的溝通不暢造成的。
    信息系統不健全也會造成浪費時間
  • 如果組織只是暫時或者偶爾需要某方面的技能,比如一個法律專家,還不如外聘一個顧問或者外包。因爲僱傭一個專家,卻不能使其長期融入組織中,會造成人浮於事,反而浪費每個人的時間。
    需要某一方面的技能,就得僱傭一個這方面的專家
  • 單選題
    在分析了浪費時間的因素之後,就可以瞭解自己到底有多少可支配的時間了。下列哪種說法是正確的?
    如果一位高級主管聲稱自己有一半的時間可供自己支配,那麼他一定根本就不瞭解自己的時間是怎麼過的。高級主管大約只有1/4的時間能用在重大事務和真正有貢獻的工作上。當然,即使只有1/4的自由時間,也可以用來辦成幾件大事。
    • 在刪除了浪費之後,就會有大把的可支配時間了
    • 即使無情地刪除了所有浪費的時間,管理者的可支配時間也不會太多
    • 有效的高階主管,至少有一半的時間可供自己支配
    • 一位管理的職位越高,其可供自己支配的時間越多
    自由時間
    如何運用可支配的「自由時間」來做那些真正重要的事務?這個要因人而異。一些成功的管理者提供瞭如下的經驗:
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    • 集中自由時間
      • 時間如果能夠集中,即使只有兩個小時,可以辦成幾件大事。反之,零零碎碎的時間,縱然總數很大,也是毫無用處。
    • 將例行工作排在固定日期
      • 有人將會議、審覈、問題分析等例行工作,規定排在一週內的某兩天辦理,而將其他日子的整個上午保留下來,處理真正重大的事務。
    • 早起辦公
      • 一些有效的管理者每天往往會提前90分鐘到達公司,專門從事研究性和前瞻性的工作。這樣,每天上班的時間是提前了,但是工作的成效至少要好過每天加班,還躲過了上班的早高峯。另外,早睡早起更有利於身體健康。

        有一些公司有愛加班的習慣,造成人們以爲晚上可以加班,因此白天的工作反而鬆鬆垮垮。當然有一些行業的人每天加班是沒有辦法,比如廣告公司,往往要等待客戶給出指示,才能工作。
    事情的輕重緩急
    任何事情,都有兩個屬性,一個是「輕重」,也就是重要程度,是指如果事情辦了,會帶來的長遠的好的影響;另一個是「緩急」,也就是緊急程度,是指如果不辦,會帶來的壞的影響。一個有效的管理者,往往會非常清晰將所有事務劃分爲四類。
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    • 不重要而緊急
      • 比如公司的產品質量出了問題,需要緊急召回。這就是一個緊急問題,但是僅僅解決這一次的品質問題並不能保證下次不出問題。充其量只是暫時度過這一危機。很多管理人士覺得自己忙得四腳朝天,天天當「救火員」,就是因爲只專注於緊急問題。
    • 重要而不緊急
      • 產品出了問題召回之後,如果不深入地分析根本的原因,不去思考如果避免類似問題的發生,那麼下次肯定還會出問題。而大部分的公司都是陷入了這樣的惡性循環中,令員工疲於奔命,而無暇去爲將來做規劃。

        低效率的公司,正是忽略瞭如培養人才、建立質量監控體系、樹立品牌、確立競爭戰略、維護投資者關係這樣的重要事務,才令公司業務在不知不覺當中失去競爭優勢的。就好像把青蛙放進溫水中,逐漸加溫,等它發現自己被煮熟的時候,已經無力跳出來了。
    • 重要且緊急
      • 在分析了前兩種事務之後,你會發現,在一個公司中,真正既重要,又緊急的事情少而又少。因爲越是重大的事情,越是需要更多的時間來決策。如果一個公司有很多「重要且緊急」的事務,那一定管理出了問題。
    • 不重要且不緊急
      • 比如說經理每分鐘能打120字,而祕書每分鐘只能打30字,打字這樣的工作還是應該交給祕書做,因爲對於整個組織來說,打字這樣的事情既不重要也不緊急。所以如果授權給祕書,一來節省管理者自己的時間,二來祕書對此更爲重視,也可以取得更好的效果。
    討論
    總結
    您的得分: 平均分: 8 最高分: 11
    這次訓練的內容主要取材於管理大師德魯克的著作《卓有成效的管理者》(The Effective Executive),並根據自己多年的工作經驗做了一點調整。要點如下:
    1. 重要的事務需要連續的時間來處理
    2. 人事決策需要用去更多的時間
    3. 在對工作進行計劃前,要先分析自己的時間安排
    4. 所有事務按照輕重緩急,可以分爲四類
    5. 僅僅知道這些道理是沒有用的,建議您買一本德魯克的《卓有成效的管理者》,天天閱讀,並付諸實施。


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