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亞馬遜

備忘錄比幻燈片更有價值

加普:貝索斯和丘吉爾沒有多少共同之處,但亞馬遜創始人和英國戰時首相都認為,一份好的備忘錄很有價值。

傑夫•貝索斯(Jeff Bezos)和溫斯頓•丘吉爾(Winston Churchill)沒有多少共同之處,但其中一位是一家價值7700億美元的公司的首席執行官,另一位則阻止了納粹入侵英國,所以這兩人的建議值得聽一聽。亞馬遜(Amazon)創始人和英國戰時首相在一件事情上看法一致:一份好的備忘錄很有價值。

貝索斯在最近給股東的一封信中讚揚了亞馬遜在所有內部會議上的做法,即所有人首先閱讀至多六頁的備忘錄,上面解釋了他們要討論什麼。亞馬遜的高管們不用觀看PPT演示,也不用立即展開辯論,而是靜靜地花上半個小時閱讀其中一位同事準備好的簡報。

貝索斯在一次採訪中承認:「這是你會遇到的最古怪的會議文化,」原則是一名高管必須全面提煉自己的提議,並以敘述形式表達出來,讓每個人都能夠理解。閱讀備忘錄意味著房間里的所有人都會了解接下來的討論,而不僅僅是胡扯一番。

如果丘吉爾還在世的話,他將會讚賞貝索斯對備忘錄的關注。1940年8月9日,也就是倫敦遭到大規模轟炸的一個月前,他向英國公務員隊伍發出了有關備忘錄的一份備忘錄。「我們在工作中,都不得不閱讀大量文件。幾乎所有這些文件都太長了,」他宣稱。「簡明扼要闡述真正要點的紀律,將有助於更清晰的思考。」

亞馬遜的做法聽起來古怪,但它很有價值。總的來說,大多數大公司的會議太多——某些高管整天就是從一間密不透風的房間轉到另一個房間開會——而且許多會議混亂和冗長。人們滔滔不絕地講著,而不太了解主題,甚至不在乎自己懂不懂:結果就是一場空話對壘。

貝索斯非常重視管理效率——亞馬遜本身就是讓零售行業擺脫效率低下的龐大機器。他明白,首先讓每個人都知道基本內容,這會讓之後的辯論在人們更加知情的情況下展開,也更為民主。武斷決策、在不知情的情況下決策、或者由在場的兩三個人控制結局的幾率下降。

令人驚訝的方面是他相信敘事、而非亞馬遜所依賴的數據。你也許以為數據將主導亞馬遜的決策過程,但事實並非如此。他說:「我們有很多指標……我注意到的事情是,當實際經驗和數據不一致時,經驗往往是正確的;衡量的方式肯定有問題。」

他相信生動地講述故事,而不是依賴數據或圖形,或者將某個商業案例包裝成幻燈片上的幾個要點。亞馬遜的一些備忘錄幾乎就像電視劇:一份典型的新產品備忘錄採用想象中的新聞發布稿,還有一份用客戶可以理解的方式撰寫的問答簡報。

從記者轉變為政治人物的丘吉爾同樣堅信,強有力的敘述可以塑造政策制定。他告訴公務員們:「讓我們不要畏懼使用短小的表達性短語,即使它是談話式的,」他警告說,「含糊的短語大多只是廢話,完全可以刪掉。」

他和貝索斯還在數據和幻燈片的正確位置方面意見一致:放在後面某處。丘吉爾宣稱,「如果一份報告依賴於對某些複雜因素的詳細分析……它們應該在附錄中闡明,」擁有海量數據的亞馬遜高管們肯定要遵守相同的規則。

簡潔也可能過頭。美國國家安全委員會(National Security Council)的工作人員被告知,要將他們遞交給唐納德•特朗普(Donald Trump)的政策備忘錄濃縮為一頁內容,因為他不喜歡讀太長的東西。據一位官員對《紐約客》(New Yorker)介紹,總統想要的是「兩、三點總結,並採用《拿命來》(See Jane run)的那種簡單句法」,而且他更喜歡看圖片。

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